今回は、業務効率を大幅にアップさせる「予約システム」についてご紹介します。紙で予約を管理することは簡単ですが、ITで管理するとどのように異なるのか、IT初心者の方にもわかりやすく説明しますので、ぜひ最後までお読みください！
予約システムとは
予約システムとは、顧客がインターネットを通じて簡単に予約を取ることができる仕組みのことです。たとえば、レストランの席予約、サロン予約、コンサルティング・カウンセリングなど、さまざまな場面で利用されています。
予約システムを導入するメリット
顧客の多くは、スマホで店舗を探し、情報を仕入れます。また電話での予約にストレスを感じる層が増えてきました。インターネットで予約する環境を整えることが必須になりつつあります。
1．24時間365日、予約受付が可能！
予約システムを導入すると、営業時間外でも顧客が予約を取ることができます。これにより、機会損失を防ぐことができます。
2．予約の管理が簡単に！
従来の電話やメールによる、紙での予約管理は簡単ですが、手間がかかります。予約システムなら自動で管理してくれるので、スタッフの負担が軽減されます。重複予約も防げます。また予約状況を店舗から離れた場所で確認が出来ます。
3．顧客満足度が向上！
顧客はいつでも好きなときに予約が取れるので、満足度が高まります。予約確認メールや前日の再確認メール(リマインダー)・アラーム機能を利用すれば、顧客が予約を忘れる心配もありません。
予約システムの主な機能
1．予約管理機能
顧客はインターネットを通じて、パソコンやスマートフォンから簡単に予約ができます。日付や時間ごとに予約状況を視覚的に確認できるカレンダー表示で、重複予約も防いでくれます。
2．顧客管理機能
顧客の名前、連絡先、予約履歴などを管理できます。プランによっては、過去の予約履歴から簡単に再予約ができる機能や個別の顧客に関する特記事項やメモを保存されます。
3．通知機能
予約日の前日に自動でリマインダー(再確認)メールを送ることができ、顧客が予約を忘れるのを防ぎます。予約のキャンセルが発生した際の通知もされます。
4．オンライン決済機能
クレジットカードやPayPalなどを利用して、予約時に事前決済を行うことができます。プランによっては、予約時に一部金額を前払いとして支払う機能があります。
5．カスタマイズ機能
予約の時間、予約の間隔、スタッフの割り当て、サービス内容や料金を設定することができます。
6．レポート機能
予約状況の分析や売上、顧客の利用状況や傾向を分析することが出来ます。
7．キャンセル・変更機能
キャンセル料、キャンセル可能時間、ユーザーが自分で予約をキャンセルまたは変更できる機能などがプランによってあります。
8．統合機能
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの同期、自社のウェブサイトに予約システムを簡単に埋め込む機能などがプランによってはあります。
予約システムは業務効率の向上、顧客満足度の向上、売上の増加に寄与します。
ビジネスのニーズに最もテキした機能を選択できます。
予約システムの利用するには
予約システムを使用する方法が複数あります。中には自社のホームページには
1．予約システムサービスを利用する
簡単に設定でき、すぐに利用開始できます。多機能を備えており、月額料金プランや無料プラン（機能制限付き）も用意されています
予約システムには、専用のホームページが提供されるほか、自社のホームページに埋め込んだり、リンクを貼り付けたりすることも可能です。
2．既存の機能を使用する
GoogleカレンダーやMicrosoft Bookingsなどの既存のツールを使用できます。予約システムサービスに似たシンプルな機能が使えます。
3．SNSを利用した予約
多くのユーザーが利用するSNS上で直接予約ができます。今までSNSから予約するページに誘導されていましたが、プランによっては、SNS上で直接予約が出来るサービスが出てきました。
4．電話やメールと併用
上記全て、電話やメールでの予約との併用で使用できます。受け付けたスタッフが顧客の代わりに、入力することで、予約の一元化を図ります。
予約システムの選び方
予約システムの選択のポイントとして、
1．予算
2．使いやすさ
3．機能
があります。
予約システムは、様々提供されていますが、それぞれに一長一短があり、自社の業務に合った予約システムを選ぶことをおすすめします。
予約システム
制限はありますが、無料から始められる予約システムが提供されています。
1．STORES予約
簡単にネット予約できる仕組みをトータルで提供しています。
無料：月間の予約件数が50件以下です。
2．RESERVA（レゼルバ）
6つの予約タイプから自社サービスにあった予約タイプを選択し、予約サイトを作成できます。
無料：月間の予約件数が70件以下です。
3．Airリザーブ
お試しとしての無料サービスです。
4．formrun（フォームラン）
予約フォームを作成するシンプルなシステム
無料：フォーム作成数1件
有料の予約システム
1．Airリザーブ
予約システムを導入することで、業務の効率化はもちろん、顧客満足度の向上にもつながります。IT初心者でも簡単に使えるシステムがたくさんありますので、ぜひ導入を検討してみてください。
